深圳信息职业技术学院

财经学院文件

财经〔2018〕8号

关于印发《财经学院办公管理办法（试行）》的通知

院内各部门：

为加强学院的规范化管理，提高工作效率，《财经学院办公管理办法（试行）》经2018年第17次院务会议审议通过。现予以印发，请遵照执行。

财经学院

2018年11月19日

财经学院办公管理制度

（试行）

为加强学院的规范化管理，完善各项工作制度，促进学院各项工作顺利进行，特制订本制度。

一、文件管理

文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本学院上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，学院各类文件（学校对口职能部门文件除外）由党政办公室归口管理，整理归档。

经学院职能部门OA发送的各类文件、通知，每个人需于OA上点击“已阅”以示办理。

二、会议管理制度

（一）会议时间

原则上安排在每周一下午13:30，可视情况调整。

（二）会议准备

1.议题确定

（1）各二级部门负责人每周五上午下班前提报会议议题；经分管院领导审批后上报至党政办公室，由党政办公室统一整理，报院长审批同意后，方可上会。

（2）党政办公室每周一上午将拟上会议题材料分发至参会人员，提前熟悉议题情况。

2.党政办公室负责整理上会议题、准备会议材料、通知参会人员，确保会议顺利进行。

（三）参会人员

1.院务会参会人员：学院领导班子成员、二级机构负责人。视具体情况可增加列席人员。

2.党政联席会参会人员：学院领导班子成员。党总支纪检委员固定列席，视具体情况可增加列席人员。

3.会议记录工作人员。

（四）会议内容

1.院务会

（1）汇报交流学院各部门工作情况、学院师生的工作和思想状况以及工作计划等方面的重要问题。

（2）分析、研究工作出现的困难和问题，并针对问题提出解决的方案和办法。

（3）学院领导班子针对会议上提出的问题，有针对性地提出意见并就重点工作进行布置。

（4）审议人民币1万元（含）以上2万元（不含）以内的预算经费使用。

2.党政联席会

（1）审议学院各项工作的重大问题。包括学院管理机构的设置、人员调整、奖励、教育培训计划等上级规定需学院党、政集体研究决定的其他重大问题。

（2）制定学院各项规章制度。

（3）审议人民币2万元（含）以上的预算经费使用。

（五）会后工作

1.党政办公室应根据会议记录，于会议结束2日内形成会议纪要，经院长、党总支书记共同签批后，通过OA发送至各二级机构负责人，以备各阶段性工作稳步推进。

2.会议提出的决定事项，各部门必须在规定时间内完成，并由党政办公室负责跟踪、检查、督促以确保切实落实。

三、会议室使用管理

会议室用于学院举行会议、接待访客、学术研讨、党员活动、工会活动等公务事项。

（一）会议室的管理

党政办公室负责会议室的安排和管理，保证室内整洁卫生，设施完好。

会议室的钥匙，由党政办公室统一保管。

（二）使用要求

会议室使用遵循先全局性会议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原则。

1.因公使用会议室，原则上须提前一天申请。

须到党政办公室填写《财经学院会议室使用审批登记表》，由院长核准并签批，经党政办公室协调安排后，方可领取钥匙，并在规定时间内使用会议室。

各部门在使用会议室时，不得在会议室吸烟、大声喧哗，以免影响到其他同事正常办公。

2.使用过程中，使用部门必须爱护公物，保持会议室的整洁，用完后所有设备放置原位。

会议室配置的影音设备由党政办公室负责监督管理，各部门使用人员应爱护会议室的公共设备，若发现使用部门操作不当及造成人为损坏的，须追究当事人的相应责任。

会议室内使用的设备、工具、办公用品未征得党政办公室同意，任何人不得擅自挪作他用。若确因需要借用，必须征得同意，登记后方可动用，事后须归还原处。

3.会议室的照明、空调、音像设备的使用及会务工作原则上由使用部门负责，党政办公室协助指导使用。

若有其他特殊要求，需提前申报，经同意后，方可进行。

4. 会议结束后，使用会议室的部门负责室内桌面卫生清理和物品整理，并关好门窗、关闭空调、电器等设施设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作，并于会议结束当天及时将会议室钥匙退回党政办公室。

5.党政办负责核查会议室使用后的物品状况。如因与会人造成的损失将追究使用人的责任。

四、印章使用管理

印章是明确学院各种权利义务关系的重要凭证和工具，因此，须明确使用人与管理人员的责权。禁止私自刻制学院各类印章。

（一）印章的保管和使用

1.印章的保管

学院印章包括学院公章和学院党总支用章，由党政办公室统一保管。

2.印章的使用

（1）各部门需盖公章的文件、通知、证明等，须先到党政办公室填写《财经学院印章使用审批登记表》（以下简称“审批登记表”），经由院长核准并在《审批登记表》中签批，方可盖章。

（2）涉及党务用章的，须先到党政办公室填写《审批登记表》，经由学院总支书记核准并在《审批登记表》中签批，方可盖章。

（3）涉及学生日常事务用章的，须填写《审批登记表》（已于学生工作办公室留存），经学生工作办公室负责人核准并在《审批登记表》中签批，方可盖章。

3.印章保管人的责权范畴

党政办公室主要职责是对印章的使用进行合理性管理，具有使用、监督、保管等多重责任与权力。

（1）按照印章的使用要求，党政办公室对印章负全部使用责任。任何部门或个人，未经同意，不得私自使用印章；如擅自使用出现问题，后果自负。

（2）严禁将公章独立带离学院使用，如确需带公章外出办事使用的，说明用途及归还时间，须经由院长核准并在《审批登记表》中签批，用完后须及时归还。

（3）学院领导需要携带学院印章出差的，须填写《审批登记表》，说明用途及归还时间，并及时归还。

（4）个人需开具个人相关证明，须由院长签批后方能用印。涉及到个人经济担保与证明，原则上一律不予证明。

（5）所有印章的使用，必须严格做好签批和使用登记。学院印章只适用于与学院相关的业务，不得从事有损学院利益之行为。

印章使用申请人及管理负责人要严格按照上述规定申请使用印章，如出现问题，后果自负。给学院造成重大损失的，学院将依法追究其法律责任。

2018年11月19日

财经学院党政办公室 2018年11月19日印发